Система управления задачами

12.12.2004

Система управления задачами и поручениями

Заказчик: ЗАО «Корпорация «Аксион»

Проблема

Крупный производственный холдинг объединяет ряд предприятий разного профиля. Предприятия холдинга выпускают самый широкий спектр продукции: бытовая техника, аппаратура связи, медицинская техника, продукция производственно-технического и специального назначения. Холдинг обладает сложной организационной стуктурой и бизнес-процессами.

Для руководства холдинга одной из приоритетных задач является обеспечение эффективной организации работы и распределения ответственности. Чем крупнее компания, тем сложнее добиться того, чтобы все ее подразделения работали качественно и в то же время достаточно оперативно. Как правило, для решения описанной проблемы на предприятиях используются специальные информационноые системы, помогающие обеспечить координацию работ и учет и контроль сроков и результатов их выполнения. В корпорации Аксион также было принято решение о внедрении подобной системы.

Ключевые задачи:

• обеспечить учет всех поручений, исходящих от руководства холдинга; 
• стимулировать исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля сроков и качества выполнения задач каждым сотрудником индивидуально;
• разработать систему статусов выполняемых задач, поддерживающую постановку, выполнение, принятие задачи, либо отправления ее на доработку;
• наладить механизм уведомления руководителей разных рангов и срыве сроков выполнения задач их непосредственными подчиненными. 
• обеспечить координацию работы сотрудников;
• автоматически генерировать отчеты о выработке сотрудников.

Решение

По заказу корпорации сотрудниками компании «Деловые программы» была разработана система учета задач и поручений. Все задачи хранятся в единой таблице. Каждая запись о задаче содержит ее название, сроки создания, планируемого и фактического выполнения и утверждения, а также статусе, приоритете, авторе и исполнителе задачи.

Ориентироваться в списке задач помогают сохраненные запросы, список которых расположен в отдельной области экрана. С их помощью пользователь может отобразить список задач, отфильтрованный по разным параметрам: например, задачи за текущий месяц, все невыполненные, отправленные на доработку или просроченные задачи. В зависимости от статуса задачи подсвечиваются разными цветами, что повышает наглядность системы. Каждый пользователь видит только свои задачи.

Список задач

Добавление новой задачи

При добавлении новой задачи, пользователь заполняет форму, в которой указывает краткую формулировку задачи, исполнителя, ответственного за проверку и принятие сотрудника, назначенный срок выполнения задачи, ее приоритет и описание. Действует система прав и ролей: одна часть сотрудников обладают правом только на выполнение задач, другая - на выполнение и постановку.

При выполнении задачи сотрудник присваивает ей статус «выполнено», после чего задача отображается в списке сотрудника, ответственного за проверку и утверждение задачи. Если проверка прошла успешно, задача получает статус «утверждено» и помещается в архив. При необходимости, задача может быть отправлено на доработку. В этом случае она возвращается в список невыполненных задач исполнителя. Каждая смена статуса задачи сопровождается текстовым комментарием, в котором могут быть даны какие-то пояснения по выполнению задачи, либо причины отправления на доработку.

В случае, если типовых сохраненных запросов к списку задач недостаточно, пользователь может создать собственный запрос. Для этого он заполняет форму, указывая те параметры, по которым будет происходить отбор задач: статусы задач, их приоритет, автора или исполнителя (в зависимости от имеющихся ролей), период. Также пользователь может настроить сортировку списка задач по любому из параметров.

После заполнения формы, новый запрос попадает в список запросов данного пользователя. Так каждый пользователь имеет возможность настраивать список задач наиболее удобным для себя образом.

Поиск задач по параметрам

Отчет по задачам

Система управления задачами также выполняет аналитическую функцию, то есть позволяет генерировать различные отчеты. Список доступных отчетов может корректироваться в зависимости от информационных потребностей руководства предприятия. Наиболее востребованными являются отчеты по невыполненным и просроченным задачам.

Каждый отчет снабжен функциями выбора периода и экспорта в Excel. На основании данных отчетов могут делаться выводы как об исполнительской дисциплине каждого конкретного сотрудника, так и об эффективности работы предприятий и подразделений корпорации в целом.

Вернуться с списку проектов